Von Graffenrieds Reise
ins Land der
Digitalisierung

Zum jetzigen Zeitpunkt ändert sich für Sie in erster Linie der Erhalt Ihrer Verwaltungsabrechnung. Diese erhalten Sie neu auf einem USB-Stick, auf welchem dieselben Dokumente wie bis anhin vorhanden sind – neu in digitaler Form.

Ihr Vorteil ist, dass wir nach der Digitalisierung der Akten ortsunabhängig über sämtliche Dokumente verfügen und Ihnen diese im Bedarfsfall speditiv und unkompliziert zustellen können. Mittelfristig ist das Ziel, dass Sie mit einer Cloud-Lösung direkt auf die relevanten Dokumente zugreifen können.

Nein, Sie müssen nicht aktiv werden. Ohne Ihren Gegenbericht werden die skizzierten Massnahmen eingeleitet – wir freuen uns, Sie künftig auch digital bedienen zu dürfen. Sollten Sie Fragen oder Anregungen haben, steht Ihnen das für Sie zuständige Bewirtschaftungsteam gerne zur Verfügung.

Sie erhalten Ihre Verwaltungsabrechnung künftig in einer wesentlich praktischeren Form, welche die Aufbewahrung der Belege für Sie erleichtert. Zudem profitieren Sie von der höheren Sicherheit der Belegarchivierung, da diese zusätzlich auch bei uns im (digitalen) Original abgespeichert sind.

Mittelfristig werden Sie durch den Zugriff auf das Kundenportal von einer einfacheren, speditiveren Beschaffung der für Sie relevanten Unterlagen profitieren können.

Die Verwaltungsabrechnung wird Ihnen zum ersten Mal für das Geschäftsjahr 2021 digital aufbereitet und auf einem Memory-Stick zugestellt.

Die Digitalisierung der vorhandenen Handakten sowie die Einführung des digitalen Posteinganges erfolgt im 2022/23. Weiterführende Angaben hierzu finden Sie unter dem Register „Digitales Archiv“.

Die Umsetzung der Cloud-Lösung ist zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht terminiert. Wir arbeiten gemeinsam mit unseren Software-Partnern daran, eine nachhaltige, benutzerfreundliche Lösung aufzusetzen, welche Ihnen als Kunden einen echten Mehrwert bietet.

Um sicherstellen zu können, dass unsere Systemlösung den gesetzlichen Vorschriften entspricht, haben wir diese von der KPMG AG auditieren lassen. Die Bestätigung der erfolgreichen Prüfung finden Sie am Ende der Website.

Die bestehenden Handakten, welche wir aktuell in über 10‘000 Bundesordnern aufbewahren, werden in den Jahren 2022 und 2023 digitalisiert. Um einen möglichst reibungslosen Übergang von der analogen zur digitalen Bewirtschaftung garantieren zu können, wird die Digitalisierung gestaffelt erfolgen. Im Frühjahr 2022 werden die Akten des ersten Bewirtschaftungsteams digitalisiert und für dieses Team wird der digitale Posteingang eingeführt. Im Sinne eines Tests von rund sechs Monaten wird das entsprechende Team während dieser Zeit „doppelspurig“ arbeiten. Das heisst, dass sämtliche Unterlagen digital wie auch physisch vorhanden sein werden. Die physischen Unterlagen dienen als Kontrollreferenz. So stellen wir die ununterbrochene Funktionalität der Systeme sicher.

Nach der erfolgreichen Pilotphase werden die Unterlagen der weiteren Bewirtschaftungsteams Schritt für Schritt digitalisiert. Ziel ist, dass dieser Prozess Mitte 2023 vollzogen ist. Im Anschluss an das Scanning werden die physischen Akten aus Sicherheitsgründen noch für mindestens 12 Monate aufbewahrt. Anschliessend werden diese unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzrichtlinien vernichtet.

Das Scanning der bestehenden sowie der neu eintreffenden Akten erfolgt In-House durch Angestellte der Von Graffenried AG Liegenschaften. Diese werden vom externen Scanning-Partner geschult und beraten. Ihre Akten verlassen unsere Büroräumlichkeiten zu keinem Zeitpunkt.

Die Änderung beinhaltet für Sie in erster Linie, dass Ihre Originaldokumente künftig digital verfügbar sein werden. Allfällige Ausdrucke von diesen gelten als Kopien, während die PDF/A-Dokumente im Archivsystem als Originale gelten.

Die Dokumente gelten als rechtskonform archiviert, da das digitale Archiv durch den Aufbau der Software sowie der Systemkonfiguration über die folgenden Funktionen verfügt:

• Vollständige und zeitnahe Archivierung
• Unveränderbarkeit der Dokumente
• Notwendige Protokollierungen
• Unverzügliche Lesbarmachung
• Indexierung
• Langfristige Ablage von Dokumenten
• Zugriffsschutz und Benutzerverwaltung
• Verschlüsselung
• Volltextsuche
• Datensicherungsverfahren

Zudem werden sämtliche Daten in langzeitstabile Formate (PDF/A) gesichert. Das bedeutet, dass die langfristige Unterstützung dieses Formates sichergestellt ist.

Vereinfacht gesagt haben die eingescannten Dokumente die gleiche Gültigkeit wie die bis anhin vorhandenen Originaldokumente in Papierform. Diese Auffassung wird auch von der Steuerverwaltung vertreten.

Wir freuen uns darauf, Ihnen Ihre Verwaltungsabrechnung in Zukunft in handlicherer Form übergeben zu dürfen. Sie erhalten neu einen Memory-Stick (USB-Stick), welchen wir Ihnen auf dem gleichen Weg wie früher zustellen werden. Entweder dürfen wir Ihnen die Abrechnung bei einem persönlichen Treffen übergeben oder wir senden Ihnen diese per Briefpost zu. Den Memory-Stick dürfen Sie selbstverständlich behalten.

Auf dem USB-Stick sind sämtliche Unterlagen, welche bis anhin im Abrechnungsordner enthalten waren, abgespeichert. Nebst dem Jahresabschluss mit sämtlichen relevanten Unterlagen zur Bilanz und Erfolgsrechnung sowie den dazugehörigen Belegen, beinhaltet dies einen aktuellen Mieterspiegel, das Schreiben zur Gewinnverwendung sowie allfällige weitere relevante Unterlagen im Zusammenhang mit Ihrer Liegenschaft.

Bitte achten Sie darauf, Ihren Stick mit dem Logo nach oben zeigend einzustecken. Ansonsten funktioniert die Datenübertragung nicht.

Bei einem Verlust des Sticks können Sie uns kontaktieren. Da Ihre Unterlagen bei uns sicher abgespeichert sind, können wir Ihnen problemlos eine Kopie Ihres Sticks zukommen lassen.

Bitte setzen Sie sich in diesem Fall mit dem für Sie zuständigen Bewirtschaftungsteam in Verbindung, damit eine bilaterale Lösung gefunden werden kann. Je nach Datenmenge können wir Ihnen die Unterlagen per Mail oder in einer vorübergehenden Cloud zur Verfügung stellen. Wir sind gerne für Sie da, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

Wünschen Sie eine Verwaltungsabrechnung in Papierform, bitten wir Sie, das für Sie zuständige Bewirtschaftungsteam zu kontaktieren, so dass bilateral eine für Sie passende Lösung ausgearbeitet werden kann. Diese kann von der Übergabe von einzelnen Dokumenten bis hin zur Aufbereitung der gesamten Abrechnung in Papierform reichen.

Sie können Ihre Dokumente problemlos ausdrucken. Wir empfehlen Ihnen allerdings die digitale Weiterverarbeitung, um von den Vorteilen der Digitalisierung profitieren zu können. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen die digitale Aufbewahrung der Akten, da nur diese als rechtskonforme Aufbewahrung von Originaldokumenten gilt.

Wir wollen Ihnen in Zukunft die Möglichkeit bieten, via Internet (in einer sogenannten Cloud) auf für Sie relevante Akten und Daten zugreifen zu können. Bei dieser Lösung handelt es sich um ein Konzept, welches aktuell erst im Ansatz vorliegt. Wir sind allerdings überzeugt, mit dieser Lösung mittelfristig einen echten Mehrwert für Sie schaffen zu können.

Da wir im Bereich des Kundenportals auf die Zusammenarbeit mit diversen externen Partnern angewiesen sind, können wir Ihnen zum jetzigen Zeitpunkt (noch) keine konkrete Zeitplanung angeben. Wir haben uns aber zum Ziel gesetzt, diesen Mehrwert für Sie innert nützlicher Frist zu realisieren. Sobald wir hierzu über eine konkrete Zeitplanung verfügen, werden wir Sie wieder informieren.

Da die Cloud-Lösung zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht existiert, können wir Ihnen diese Frage nicht abschliessend beantworten. Es entspricht der Firmenphilosophie der Von Graffenried Gruppe, eine qualitativ möglichst hochstehende, regionale Lösung zu eruieren.

Sämtliche Zugriffsberechtigungen werden durch unsere IT-Partnerfirma HeadIt AG nach höchsten Sicherheitsstandards betreut werden. Zentral wird hierbei die 2-Faktoren-Authentifizierung sein, welche der eindeutigen Identifikation der Benutzer:innen dient.

Wer auf Ihre Daten Zugriff hat, entscheiden letztlich Sie als Kunde. Im Normalfall wird es so sein, dass ein Login für Sie als Liegenschaftseigentümer:in sowie für allfällige, von Ihnen zu bezeichnende Dritte besteht.

Ihre Daten liegen auf den firmeneigenen Servern der Von Graffenried AG Liegenschaften, welche örtlich in Bern – an redundanten Standorten – angesiedelt sind. So sind Ihre Daten bei einem möglichen Ausfall von einzelnen Servern stets gesichert.

Ihre Daten werden auf der technischen Seite durch die Firewalls der Von Graffenried AG Liegenschaften gesichert. Diese werden laufend den aktuellen Gegebenheiten angepasst und jährlich mittels eines sogenannten Penetrationstests geprüft. Dabei handelt es sich um einen umfassenden Sicherheitstest, welcher von einer externen spezialisierten Firma durchgeführt wird und allfällige Schwachstellen im System aufdeckt. Da im IT-Bereich nie eine 100%-ige Sicherheit gewährleistet werden kann, werden sämtliche Daten täglich in einer Acronis-Cloud als Sicherungskopie abgespeichert und mindestens ein Jahr lang aufbewahrt. Die Acronis-Cloud verschlüsselt Ihre Daten nach militärischen Standards (AES-256-Verschlüsselung), ist nach SSAE-18 sicherheitszertifiziert und bieten einen Ransomware-Schutz, welcher Hackerangriffen aktiv entgegenwirkt sowie die Daten vor diesen schützt.

Da unser wichtigstes Instrument im Datenschutz unsere Mitarbeitenden sind, werden diese regelmässig geschult und für den Umgang mit Cyber-Risiken sensibilisiert. Organisatorisch sind die Kompetenzen so vergeben, dass ein Missbrauch nicht möglich ist (jeweils 4- bis 6-Augen-Prinzip sowie Überwachung durch unabhängige Stellen). Dies war im Audit der KPMG AG ebenfalls ein Prüfpunkt, welcher erfolgreich bestanden wurde.

Abschliessend kann festgestellt werden, dass Ihre Dokumente im digitalen Raum wesentlich sicherer sind, da diese bei einem Unglück – wie beispielsweise einem Hausbrand oder einem massiven Wasserschaden – nicht zerstört werden.

Bei einem allfälligen Datenverlust auf unseren produktiven Systemen können sämtliche Daten aus der obgenannten Acronis-Cloud rekonstruiert werden. Dies dient dazu, dass keine Daten verloren gehen sowie wir unsere Tätigkeiten mit einer möglichst geringen zeitlichen Verzögerung fortführen können.

Da wir Ihre Akten im PDF/A-Format sichern, können diese problemlos übergeben oder per E-Mail versendet werden. Die Handhabe ist im Grundsatz dieselbe wie bei allen übrigen PDF-Dokumenten.

Sämtliche Dokumente werden Ihnen nach wie vor im Originalformat übergeben; was früher im Abschlussordner enthalten war, befindet sich heute auf dem Stick. Der Vorteil ist, dass die Dokumente ab dem Geschäftsjahr 2021 auch bei uns digital vorhanden sein werden. Selbst wenn diese also bei Ihnen nicht auffindbar wären, können wir Ihnen diese wieder zur Verfügung stellen. Sie können Ihren USB-Stick auch problemlos Ihrem Treuhandbüro übergeben, so dass dieses die weitere Verarbeitung an die Hand nehmen kann.

Aktuell spüren Ihre Mieter noch kaum Auswirkungen der Digitalisierung. Mittelfristig wird es so sein, dass sämtliche Korrespondenz mit der Mieterschaft digital geführt wird sowie auch die Mietverträge elektronisch erstellt und unterzeichnet werden. Hierbei ist es uns ein Anliegen, eine hohe Rechtssicherheit gewährleisten zu können.

Ebenso ist vorgesehen, für Ihre Mieterinnen und Mieter eine sogenannte „Mieterplattform“ zu schaffen. Auf dieser können die Mieter:innen mit dem zuständigen Bewirtschaftungsteam kommunizieren sowie Einsicht in die relevanten Dokumente (bspw. Mietvertrag, Mietzinsanpassung oder Heiz- und Betriebskostenabrechnungen) nehmen.

Die Wohnungsabgabe werden wir künftig ebenfalls digital durchführen. Dies auf einer Applikation der Garaio REM AG. Dadurch wird auch das Abnahmeprotokoll digital abgespeichert und dem elektronischen Mieterdossier hinzugefügt.

Da die Bereiche der Von Graffenried Gruppe – namentlich Privatbank, Treuhand, Recht und Liegenschaften – operativ eigenständige Organisationen sind, erfolgen auch die Digitalisierungsmassnahmen unabhängig voneinander. Dies dient dem Zweck, jeweils möglichst konkret auf die Kundenbedürfnisse in den einzelnen Branchen eingehen zu können.